Verso la conservazione sostitutiva; un iter legislativo lungo dieci anni

Negli ultimi decenni, stiamo assistendo ad un peculiare fenomeno, che mai prima si era verificato nella storia degli uomini per come la conosciamo: e questo fenomeno consiste nell’accelerazione straordinaria della tecnologica, che per la prima volta si muove a velocità di diversi ordini di grandezza superiore rispetto al costume, alla legge e alla società. Le nuove tecnologie aprono possibilità che però la società fa dunque fatica ad assorbire, e che soprattutto, in dati casi, la legge è lenta a recepire e codificare, lasciando a lungo le questioni in una sorta di limbo legislativo che va a sottrarre potenziali vantaggi agli utenti. Un esempio su tutti, quello relativo alla conservazione sostitutiva – gli strumenti necessari per la quale sono tecnicamente disponibili da molti anni, ma che la legge ha impiegato due lustri interi a recepire e regolamentare in modo che l’utilità primaria del meccanismo – liberarsi da decenni di carte arretrate – potesse essere messa in atto. Un iter legislativo non tormentato ma lento, che si è svolto dal ’94 al 2004:

Nel giugno del 1994, fu stabilito tramite un D.L. che, se perfettamente corrispondenti e conformi agli originali cartacei, fosse possibile conservare le documentazioni d’ufficio in forma digitale, salvo l’obbligo di stamparne copia su richiesta in qualsiasi momento. La tecnologia disponibile all’epoca, tuttavia, non permetteva la perfetta aderenza richiesta.
Tre anni più tardi, era il marzo del ’97, fu promulgato un nuovo D.L.; questo riconosceva, più generosamente, validità a qualsiasi documento realizzato con strumenti informatici o telematici, sia nel settore pubblico che nel privato, per tutti gli effetti di legge. Mancava però di qualsiasi effettiva regola di attuazione, in quanto per queste si demandò il tutto ad un regolamento uscito otto mesi dopo, a novembre. Tale documento stabiliva tutte le modalità e i criteri richiesti per poter creare, archiviare e anche trasmettere i documenti digitali, facendo anche riferimento, all’articolo 15, alle norme specifiche relative alla conservazione in formato digitale di libri e scritture con tenuta obbligatoria per legge. Il mandato di stabilire, per concludere, le regole tecniche specifiche fu infine attribuito all’AIPA.
Tale organo però impiegò più di un anno a produrre tale regolamento, che uscì finalmente nel febbraio del 1999. Esistevano finalmente delle norme tecniche precise per formare, trasmettere, riprodurre e conservare i documenti informatici, con un riferimento esplicito anche alla validazione temporale.

La tappa successiva richiese un altro anno: un D.P.R., uscito a dicembre del 2000, faceva precisa menzione della sostituzione dei documenti, delle scritture e delle corrispondenza con delle loro riproduzioni ottiche o fotografiche, strutturate per restare comunque conformi all’originale. UN primo spiraglio per l’effettiva liberazione dai vecchi archivi, secondo regole, ancora una volta, affidate per mandato all’AIPA. Due anni dopo il CNIPA introdusse invece, in risposta ad una direttiva europea, l’importante concetto della validazione legale con doppia chiave asimmetrica per la crittografia. E ancora due anni dopo, siamo al 2004, uscirono due importantissimi documenti per questo settore. Il primo, un Decreto del Ministero delle Finanze, definiva gli obblighi fiscali relativi alla conservazione dei documenti informatici, uno fra tutti la cadenza massima – quindicinale – della procedura conservativa; venivano inoltre codificatii concetti di firma digitale e validazione temporale, affidati alla nuova figura del responsabile della conservazione. Nel secondo, una delibera CNIPA di febbraio, veniva invece stabilita un’importante differenza di trattamento fra i documenti analogici e digitali, stabilendo che per i primi che fossero anche ritenuti “unici” la validazione dovesse essere integrata dall’intervento di un pubblico ufficiale.

Nel 2004 la legge dunque, dopo dieci anni, rese di fatto possibile la conservazione sostituiva, regolamentandola nei suoi aspetti. Ma non è ancora finita: è una norma UNI di sei anni più tardi, del 2010, che stabilisce i dettagli tecnici per lo standard da adottare, dando finalmente agli operatori del settore gli strumenti per poter realizzare sistemi capaci di comunicare utilmente fra loro.

Un software di buona qualità per la conservazione sostitutiva è quello prodotto da Datasis.it.